El tratamiento de datos personales en centros educativos

El tratamiento de los datos de los alumnos en los colegios tiene lugar desde el momento en que toman contacto con el centro para solicitar plaza de admisión. Este tratamiento se extiende en el tiempo durante todo el proceso de escolarización, formando parte de la rutina diaria que tienen los profesores dentro del aula, ya que tratan los datos de sus alumnos de manera continuada.

Estamos transitando una era tecnológica en la que el intercambio de datos personales entre terceros resulta evidente y también son conocidos los efectos negativos de que estos datos caigan en manos no adecuadas.  Los alumnos en los centros de enseñanza primaria y secundaria son menores de edad y por ello necesitan mayor protección. Por ello, respetar y aplicar de manera correcta la ley de protección de datos es fundamental para garantizar los derechos y libertades de los interesados.

En este artículo nos centraremos en proporcionar información acerca de cómo deben ser tratados los datos según el reglamento y la tipología de datos que los centros educativos tratan durante el desarrollo de su actividad.

Condiciones para el tratamiento legítimo de datos

Como consideración general, debemos tener en cuenta que en los procedimientos de tratamiento de datos personales para cumplir explícitamente con funciones educativas – la función docente y la función orientadora – no  se necesitará de consentimiento expreso de los titulares de la patria potestad o del alumno (a partir de los 14 años la ley establece que son los propios interesados los que darán consentimiento para el tratamiento de sus datos). También podrán tratar datos para otras funciones legítimas, como la gestión jurídica derivada de la matriculación.

En cambio, sí requerirán de consentimiento por parte de los interesados o de sus tutores los tratamientos que el centro realice en funciones adyacentes a la educativa: como dar a conocer la oferta académica;  facilitar que los alumnos participen en concursos educativos, actividades extraescolares.

En ambos casos, los centros educativos están obligados a informar de manera clara y explícita que el tratamiento tiene lugar, detallando qué tipo de tratamiento es, cómo se van a utilizar los datos, bajo qué requisitos y cuáles son los son los derechos del interesado.

Durante el tratamiento, se debe respetar en todo momento los principios de privacidad, de minimización (solo tratar los datos que sean necesarios y para fines específicos) y de proporcionalidad (es decir, que la tipología de datos recogida sea adecuada para el fin específico de que se trata).

Tipo de datos que se tratan en los centros educativos

Desde la primera toma de contacto con el centro educativo en el periodo de matriculación, se tratarán los datos personales de contacto e identificación de los alumnos y de sus padres. Además, por razones evidentes, se tratan también sus datos académicos.

Aparte de esta tipología de datos, la LOE autoriza a los centros a tratar datos del origen y del ambiente familiar y social. También autoriza constatar las  condiciones personales del alumno para permitir que los colegios puedan desarrollar su función docente y orientadora de manera adecuada. Por ejemplo, en casos de padres separados, se debe conocer quién posee la patria potestad del niño o qué personas están autorizadas a recoger al alumno.

Otra tipología de datos que se tratar en los centros educativos son datos de salud: durante la matriculación se recabarán datos acerca de enfermedades crónicas, discapacidades, TDAH, intolerancias alimentarias y alergias. También se recabarán datos de salud en caso de que el alumno reciba algún tratamiento médico en horario lectivo (por parte del centro o de un centro externo) y los informes emitidos por el gabinete de orientación psicopedagógica.

El RGPD  hace una mención especial a la recogida de datos biométricos y de imágenes en casos en que se respete el principio de proporcionalidad. Autoriza por ejemplo, el uso de la huella dactilar para acceder al comedor en centros con un gran número de alumnos y de la utilización de fotografías asociadas al expediente académico. La obtención y la grabación de imágenes de los alumnos son consideradas un tratamiento complejo que desarrollaremos posteriormente.

¿En qué contextos se produce el tratamiento de datos?

Los alumnos pasan gran parte de su rutina diaria en las aulas del colegio pero también realizan actividades extraescolares o almuerzan en el comedor del colegio. Para aplicar correctamente la normativa debemos entender que las actividades que realizan los alumnos en el entorno educativo no corresponden siempre con la función educativa propiamente dicha y que la ley es altamente específica definiendo si el tratamiento de datos se produce con fines educativos o en situaciones adyacentes.

En artículos posteriores ampliaremos esta información, detallando que tipo de tratamiento se produce en cada entorno del centro educativo.